Samstag, 27 Mai 2017
Unternehmen Messe-Checkliste

 

1. Messeziele
2. Ausstellungsprogramm
3. Terminplanung
4. Vorschriften
5. Messestand
6. Kostenplanung
7. Messewerbung
8. Logistik
9. Veranstaltungsablauf
10. Abschlussarbeiten
11. Nacharbeiten
12. Zuständigkeitsplan

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1. Messeziele

Um das geeignete Konzept zu finden, müssen die Ziele systematisch eruiert und klar definiert werden.

• Präsentation neuer Produkte
• Erhöhung oder Halten des Marktanteils mit alten und/oder neuen Produkten
• Präsentation des Unternehmens (Imagepflege)
• Förderung des Verkaufs vor Ort
• Ausbau bestehender Absatzmärkte
• Erschliessung neuer Zielgruppen
• Steigerung des Bekanntheitsgrades
• Beobachtung der Aktivitäten des Wettbewerbes
• Gewinnung von Marktinformationen
• Durchsetzung neuer Marktstrategien
• Durchsetzung eines neuen Unternehmensleitbildes / CI / CD
• Kontaktpflege
• Motivierung der eigenen Mitarbeiter



2. Ausstellungsprogramm

Entscheidungen nach der Definition der Messeziele:

• Zuständigkeiten definieren
• Einzelbeteiligung / Gemeinschaftsstand
• Standaufteilung produktorientiert oder informationsorientiert
• Definition Exponate
• Spezielle Produkte-Demos
• Festlegung der Verkaufsbedingungen während der Messe
• Prinzipielle Anforderungen an den Stand
• Anmietung zusätzlicher Flächen oder Konferenzräume
• Messeexterne Rahmen- und Sonderveranstaltungen, Seminare, Abendprogramme, Pressekonferenzen
• Freizeitprogramm für Besucher


3. Terminplanung

Einen verbindlichen Terminplan zu erstellen ist unerlässlich. Vermeiden Sie Stresssituationen, indem Sie Vorbereitungstermine möglichst früh ansetzen. Folgende Termine sind wichtig:

• Rechtzeitige Anmeldungen Technik
• Zulassungen
• Gestaltung des Standes
• Auftragsvergabe
• Klärung der Finanzierung
• Gestaltungsgenehmigung
• Fertigung der Exponate
• Auswahl des Standpersonals
• Reservation der Hotels / Unterkünfte
• Reservation der Aussteller-Parkplätze und -Ausweise
• Vorbereitung Messewerbung und PR
• Bezahlen der Standmiete
• Abschluss von Versicherungen
• Abnahme der Standbauarbeiten
• Zusätzliche Installationen
• Bereitstellung von Transportraum und Lagermöglichkeiten
• Beginn der Dekoration
• Versand der Exponate
• Abreise des Standpersonals
• Einweisung und Schulung des Standpersonals
• MESSEERÖFFNUNG
• Begleitende Veranstaltungen
• MESSEENDE
• Ausräumen und Rücktransport
• Standabbau
• Messe-Nacharbeit

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4. Vorschriften

Meistens werden Messe-Vorschriften von Veranstaltern und Behörden erstellt. Für die Planung, den Auf- und Abbau können folgende Bestimmungen relevant werden:

• Arbeitsrechtliche Bestimmungen
• Feuerpolizeiliche Bestimmungen
• Gewerberechtliche Bestimmungen
• Installationstechnische Bestimmungen
• Standbauvorschriften, Standauf- und Standabbauvorschriften
• Urheberrechtliche Bestimmungen
• Versicherungsrechtliche Bestimmungen
• Wettbewerbs-Vorschriften
• Zollrechtliche Vorschriften

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5. Messestand

Standtyp/Standkonzept

Die Entscheidung für einen Standtyp hängt von den lokalen Vorschriften und den messeinternen örtlichen Gegebenheiten ab. Folgende Typen sind denkbar:

In Hallen:

• Reihenstand (eine oder zwei gegenüberliegende Seiten offen)
• Eckstand (zwei aneinandergrenzende Seiten offen)
• Kopfstand (drei Seiten offen)
• Block- / Inselstand (rundum zugänglich)
Im Freien:
• Freiausstellungsflächen
• Ausstellungsbus
• Zelt
• Pavillon

Standgestaltung:

• Anpassen des Messestandes an das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens
• Standbeschriftungen / Info-Material mehrsprachig
• Standgestaltung durch Messebaufirma
• Festlegung des Architekturstiles, Farbgebung, Lichtführung
• Kontrolle von Hallenbeleuchtung, Hallenboden, Standhintergrund
• Im Freigelände: Kontrolle der Bodenbeschaffenheit und der infrastrukturellen Lage
• Besprechungskabinen / Vorführräume / Konferenzräume
• Präsentationstechniken: Audio / Video, Multimedia, Internet, Projektionen, Animationen
• Küche, Bewirtungsraum, Lager

Standaufbau:

• Aufbaubestimmungen der Messe vor Ort beachten
• Dossiers / Aufbaupapiere vorhanden (Einfahrscheine, Versicherungspapiere)

Standausrüstung:

Erst wenn Ihnen die Pläne, Modelle, und Zeichnungen komplett vorliegen, kontrollieren Sie, ob die Hauptversorgungsleitungen (Strom, Wasser, Abwasser, Gas, Öl, Druckluft, Telefon, Datenkabel) ausreichen.

Im Allgemeinen sollten jedoch folgende Punkte berücksichtigt werden:
• Technische Anmeldungen Messe
• Telefonanlage / Personenruf (Pager)
• Werkzeuge für Notreparaturen, Verlängerungskabel, Verteilerstecker
• Erste-Hilfe-Kasten
• Garderoben
• Nähzeug, Fleckenentferner
• Raucherutensilien
• Kücheneinrichtung
• Büroeinrichtung
• Echte Pflanzen vor Ort organisieren

Kücheneinrichtung:

Herdplatte, Mikrowelle, Boiler, Kühlschrank (24 Std.-Anschluss!), Spülmaschine, Kaffeemaschine, Spülbecken, Küchenschränke für Geschirr, Korkenzieher, Dosenöffner, Flaschenöffner, Besteck, Gläser, Tablets, Servietten, Getränke, Gebäck, Snacks, Reinigungsmittel und -geräte, Müllbeutel

Büroeinrichtung:
Bürostühle, Aktenschränke, Computer / Notebook, Modem, Schreibmaschine, Drucker, Schreibmaterial, Taschenrechner, Bestellblöcke, Besuchsrapportblöcke, Adresskarteien, Visitenkarten, Geschäftsbedingungen, Prospekte, Verkaufsunterlagen (evtl. mehrsprachig)

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6. Kostenplanung

• Standplatzmiete
• Werbebeträge
• Miete für zusätzliche Konferenzräume
• Einträge im Messekatalog
• Kosten für die technischen Anschlüsse für den Stand
• Handygebühren im Ausland
• Audio-, Video-, Internet-, Multimedia-Präsentationskosten
• Wartungen während der Messe (z.B. Reinigungsdienst)
• Zusätzliches Montagepersonal, Standpersonal
• Reise-, Unterkunftskosten, Parkgebühren
• Tagegelder, Spesen
• Versicherungen (Schaden, Haftpflicht, Unfall)
• Zollgebühren
• Transporte, Einlagerungen, Transport-Hilfsmittel
• Leihmobiliar
• Honorare: Designer, Grafiker, Messebauer, Standfotograf, Dolmetscher, Standbewachung, Reinigung, Schriftenmaler, Grünpflanzen, handwerkliche Zulieferanten, ...
• Werbegeschenke, Giveaways
• Einladungen, Freibillette
• Plakate, Aufkleber, spezielle Prospekte
• Inserate
• Messe-Bekleidung
• Bewirtungskosten

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7. Messewerbung

Folgende flankierenden Werbemassnahmen können u.a. helfen, den Messeauftritt Ihrer Firma erfolgreich zu gestalten:

Werbemöglichkeiten beim Messeveranstalter:
• Katalogeintrag
• Werbeflächen im Messegelände
• Sponsoring der Messe

Firmeneigene Werbemittel:
• Messesignete für Drucksachen
• Prospekte / Verkaufsunterlagen
• Öffentliche Plakate
• Kleber, Giveaways, Tragtaschen, ...

Pressearbeit:
• Medien für Presseinformationen
• Pressemappen mit News, Spezialitäten, ...
• Pressekonferenz
• Medieninformationen mit Werbeträgern wie VIP’s, ...

Spezielle Möglichkeiten für Messewerbung:
• Werbeflächen auf Taxis
• Messegeschenke
• Muster
• Standfotos vom Profifotografen

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8. Logistik

Transport, Verpackung und Lagerung der Exponate und der Ausrüstung gehören in diesen Bereich. Wenn Sie hier für einen reibungslosen Ablauf sorgen, sparen Sie Zeit, Geld und Mühe. Folgende Punkte werden dabei tangiert:

• Versandbestimmungen
• Versandtermine
• Lieferscheine
• Frachtbriefe
• Spedition
• Transportwesen (Schiene, Strasse, Luft, Wasser)
• Gebührenvergleich
• Verpackung
• Leergutlagerung während der Messe
• Zollbestimmungen
• Versicherungen
• Sicherheitsvorschriften
• Transportmittel an der Messe

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9. Veranstaltungsablauf

Regelmässige Lagebesprechungen sind unerlässlich, um einen geregelten Ablauf zu garantieren.

Die wichtige, letzte Besprechung:
• Einteilung Standdienst
• Führen der Abwesenheitsliste
• Betreuung der Besucher / VIP‘s
• Küchendienst
• Messekleidung
• Richtlinien über das Verhalten am Stand
• Pausen-Koordination
• Vorstellen des Standchefs

Aufgaben der Standleitung:

• Materialnachschub regeln
• Liste der wichtigsten Telefonnummern (Messe, Feuerwehr, Notarzt, Polizei, Versicherung, ...)
• Ordnung am Stand
• Infos an die Geschäftsleitung über den Verlauf der Messe

Lagebesprechungen:

• Was ist zu verbessern?
• Ist der Stand noch in Ordnung? (Exponate defekt, Flecken am Boden, ...)
• Stimmt der Nachschub? (Prospekte, Getränke, ...)
• Wie ist die Resonanz der Besucher?
• Wie sehen die Stände der Mitbewerber aus?

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10. Abschlussarbeiten

Auch die Abschlussarbeiten müssen lange vorher geplant werden. Gerade jetzt gibt es noch unheimlich viel zu tun. Der Stand muss abgebaut werden, der Abtransport organisiert, das Mietmaterial wieder in gutem Zustand zurückgebracht werden, ...
Auch Ihr Verkaufserfolg lässt sich durch eine professionelle Messe-Nacharbeit entscheidend beeinflussen. Achten Sie also auf folgende Punkte:

Standabbau:

• Abbaupapiere vorhanden?
• Wer baut ab? Verantwortung?
• Abbau der Versorgungsleitungen?
• Sind alle gemieteten oder geliehenen Gegenstände zurückgegeben oder abgerechnet worden?
• Transportmittel und Fahrzeuge?
• Wie kommt das Verpackungsmaterial und Leergut zum Stand?
• Wer bringt die Standfläche in Ordnung?
• Wer übergibt die Standfläche an die Messegesellschaft?

Auswertung:

• Georderte Messeartikel richtig ausgeliefert?
• Konnten die richtigen und wichtigen neuen Zielgruppen erreicht werden?
• Sind noch Reklamationen zu erwarten?
• Welche Rechnungen sind noch offen?
• Wer ist für die Bewertung des Messeerfolges zuständig?
• Wie war das Presseecho?
• Wer fertigt den Abschlussbericht?

 

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11. Nacharbeiten

 

Die systematische Erfassung der Messekontakte, ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Nacharbeit.
Die Messegespräche müssen protokolliert werden, die Anschrift und Branche des Besuchers erfasst, und Termine für das weitere Vorgehen festgehalten werden:

• Zusendung versprochener Unterlagen mit Begleitschreiben

• Erledigung versprochener Telefonate

• Bedankungen für Messebesuche

• Informationen an den Aussendienst

• Brief an wichtige Kunden, die nicht auf die Messe kommen konnten

• Erstellen einer Kundenliste / Erweiterung der bestehende Liste

• Kontrolle der Ergebnisse

• Feedback des Standpersonals

• Registrierung der eingehenden Aufträge

• Erfolgskontrolle / Statistiken

 

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12. Zuständigkeitsplan

Es ist dringend zu empfehlen, vorab klar abgegrenzte Kompetenzen zu schaffen.

Der Zuständigkeitsplan zusammen mit dem Terminplan stellen ein wichtiges
koordinatives Instrument in der Messeplanung dar. Der Koordinator kümmert
sich um das Gesamtkonzept und bestimmt welcher Mitarbeiter für welchen Teilbereich zuständig ist.

 

Koordination
Messe-Anmeldung
Einkauf Standgestaltung und Durchführung
Einkauf Standtransport und Durchführung
Einkauf Standaufbau und Durchführung
Einkauf Standausstattung und Durchführung
Werbung
Messeeinladungen
Pressearbeit
Messe-Veranstaltungsprogramm
Auswahl des Messepersonals, Schulung
Letzte Kontrolle
Standübergabe
Messestandfotos
Tägliche Lagebesprechung
Schlussbericht
Messe-Nacharbeit

 

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